Proqram rəyləri

2020-ci ilin 11 Ən Yaxşı Sənəd İdarəetmə Proqramı nəzərdən keçirildi


Sənədlər və sənədlər işinizin vacib hissəsidir.

Böyük bir təşkilat, kiçik bir iş və ya hətta bir işlə məşğul olsanız da ev işindən işləmək, çox sənəd yaratma şansınız var. Bu sənədləri yaratdıqdan sonra qrupunuzun və müştərilərin asanlıqla əldə etmələrini təmin etmək üçün onları təhlükəsiz və mütəşəkkil saxlamaq lazımdır.

İşləri daha sadə etmək üçün istifadə edə bilərsiniz sənəd idarəetmə proqramı.

Bu vasitələrə olan ehtiyac artmaqdadır qlobal sənəd idarəetmə proqram bazarı 2028-ci ilə qədər 11.06 milyard dollara çatması ehtimalı var.

Bu vasitələr getdikcə populyarlaşır - və yaxşı bir səbəbə görə.

Bütün maraqlı tərəflər arasında aramsız əməkdaşlığı təmin etmək üçün faylları mütəşəkkil və təhlükəsiz saxlamağa kömək edir. Həm də hər hansı bir platformadan, cihazdan və ya veb brauzerdən faylları yükləməyi, yükləməyi və ya sadəcə daxil olmağı asanlaşdırır.

Düzgün qərar verməyə kömək etmək üçün ən yaxşı sənəd idarəetmə proqramını sıraladım və nəzərdən keçirdim. Bu rəylər əsas xüsusiyyətləri, istifadəsi asanlığı, inteqrasiyaları, sənədlərin ömrü, sənəd formatları, iş prosesinin avtomatlaşdırılması, qiymət planları və s.

Gəlin başlayaq.

Ən yaxşı sənəd idarəetmə proqramı nədir?

Bu il ən yaxşı sənəd idarəetmə proqramı üçün ən yaxşı seçimlərim.

1. Dropbox.

Dropbox mövcud ən məşhur hamısı bir sənəd idarəetmə sistemlərindən biridir. Həm ənənəvi, həm də multimedia sənədləri üçün rəqəmsal aktivlərin idarə edilməsinə imkan verir. Ayrıca sənədlərin redaktə edilməsinə imkan verir və dəyişikliklər real vaxt rejimində digər istifadəçilərə də görünür.

Şəkilləri mətnə ​​və üçüncü tərəf tətbiq birləşmələrinin tonuna çevirmək üçün optik xarakter tanıma (OCR) kimi yeni xüsusiyyətlər ilə Dropbox ilə səhv edə bilməzsiniz.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Hesab köçürmə vasitəsi - Qarışıqlıq və ya məsuliyyət dəyişikliyi vəziyyətində birdən çox istifadəçi arasında faylları təhlükəsiz bir şəkildə ötürməyə imkan verir.
  • Dropbox vitrin - Peşəkar idarə olunan səhifələrdə bütün işlərinizi nümayiş etdirin və fayllarınızla əlaqəli istifadəçiləri izləyin.
  • Üçüncü tərəf tətbiq inteqrasiyası - Dropbox, 3.00.000-dən çox bağlı tətbiq ilə möhkəm inteqrasiya təklif edir.
  • Canlı Dəstək - Canlı dəstəyi e-poçt, söhbət və telefon danışıqları vasitəsilə sağlam bir xidmət təqdim edir.

Pros:

  • Təkliflər 'uzaq silmək' Məlumatları təhlükəsiz saxlamaq üçün sənədlərinizi oğurlanmış cihazlardan və sındırılmış hesablardan dərhal təmizləmək xüsusiyyəti
  • Komandanın fəaliyyətini idarəetmə paneli vasitəsilə izləməyə imkan verir
  • İstədiyiniz bağlantılar vasitəsilə müvəqqəti giriş təmin edir və əlaqələrdə yükləmələri deaktiv edir
  • Faylın əvvəlki versiyasını bərpa etməklə silinmiş faylları bərpa etməyə kömək edir
  • Cihazlar və platformalar arasında sinxronizasiya
  • Adlı bir xüsusiyyət ilə gəlir 'komanda qovluq meneceri' komanda qovluqları üzərində nəzarət və görmə qabiliyyətinə sahib olmaq üçün
  • Çevik saxlama planlarını təklif edir

Eksiler:

  • Mobil versiya masaüstü versiyası qədər istifadəçi dostu deyil
  • Yükləmələr yavaş ola bilər

Qiymətləndirmə:

Onun Standard və Advanced planları müvafiq olaraq ayda $ 12,50 və $ 20-a başa gəlir. Müəssisə planının qiymətini tələb etmək mümkündür.

2. Zoho Sənədlər.

Zoho Sənədlər bu siyahıdakı digər məşhur sənəd idarəetmə proqramıdır. Buluddakı bütün fayllarınızı etibarlı şəkildə saxlamağa və idarə etməyə imkan verir. Ayrıca, uzaq müştərilər və işçilərlə səmərəli işləməyinizə kömək etmək üçün, qrup paylaşımı və iki yollu sinxronizasiya da daxil olmaqla güclü əməkdaşlıq vasitələri təklif edir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Sənədlər Mağazası - İstifadəçilərə video, qovluq və hətta tam verilənlər bazası daxil olmaqla böyük sənədləri asanlıqla saxlamağa imkan verir.
  • E-poçt - Sənədlərinizi elektron poçtunuzdan və ya skanerinizdən bulud hesabına daxil olmadan dərhal göndərin.
  • Təmiz Təşkilat - Layihə, funksiya və fayl tiplərinə əsaslanan faylların təmiz kateqoriyası üçün asanlıqla qovluq və alt qovluq yaradın.
  • İkitərəfli Sinx - Masaüstünüzde ya onlayn, ya da oflayn işləyə bilərsiniz - onlayn olduqda sənədlər avtomatik olaraq yenilənir.

Pros:

  • Sifarişi qarışdırmadan çox sayda qovluğu ötürməyə imkan verir
  • Məlumatların itirilməsinin qarşısını almaq üçün faylların avtomatik ehtiyat nüsxəsini yaradır
  • Faylları toplu olaraq yükləməyinizə imkan verir
  • Faylları birdən çox istifadəçi ilə bölüşmək üçün bir qrup yaratmağa imkan verir
  • Müxtəlif komanda üzvləri ilə əməkdaşlıq etmək üçün proqramdaxili söhbət təmin edir
  • Komandalar arasında işi idarə etmək və həvalə etmək üçün xatırlatmalar və tapşırıqlar verir
  • Fayllarınızı müxtəlif yerlərdə müxtəlif serverlərdə saxlayır
  • Mükəmməl İrəliyə Gizlətmə (PFS) vasitəsilə qurulmuş bir RSA əsaslı 2048-bit açar vasitəsilə faylları şifrələyərək möhkəm bir təhlükəsizlik təmin edir.
  • Digər istifadəçilər tərəfindən edilən düzəlişləri izləmək üçün audit izi xüsusiyyətini təklif edir
  • Bunu marka tələblərinizə uyğun olaraq fərdiləşdirməyə imkan verir
  • 5 istifadəçi üçün pulsuz bir versiya təklif edir

Eksiler:

  • İstifadəçi interfeysi əsas və tarixli görünür
  • Tətbiqin yükləmə müddəti yavaş olur

Qiymətləndirmə:

Ödənişli planları ayda 5 dollardan başlayır. 15 günlük pulsuz sınaq imtahanı da alırsınız.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet, sənədləri dərhal tarama və rəqəmsal hala gətirməyə kömək edən başqa bir güclü sənəd idarəetmə sistemidir (DMS). Ayrıca parolla qorunan bağlantılar ilə birdən çox formatda vahid bir sənəd göndərməyə və faylları asanlıqla təsnifləşdirməyə və tapmağa imkan verir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Güclü Axtarış - Hər hansı bir qovluqda olan hər hansı bir faylı axtarmaq üçün tam mətnli axtarış imkanı verir. Fayllarda mövcud olan məlumatlardan istifadə edərək bütün sənədləri təşkil edir, avtomatik tanıyır, adlandırır və saxlayır.
  • İş axınının idarə edilməsi - Asanlıqla sənəd işinizin görüntülərini nəzərdən keçirin. Həm də iş axınının müəyyən mərhələlərini nəzərdən keçirməyə imkan verir.
  • Daxili Şablonlar - Sistem boyunca saxlamaq istədiyiniz qovluq quruluşu üçün istifadə şablonları. Sənəd yaratmağı əvvəlcədən təyin edilmiş adlarla da edə bilərsiniz.
  • Fayl sorğuları - Uzaqdakı müştərilərə və işçilərə Fayl İstek xüsusiyyətini istifadə edərək qonaq girişi vasitəsi ilə sistemdəki faylları uzaqdan yükləmələrinə icazə verin.

Pros:

  • Fərdi qovluqların, kabinetlərin, sənədlərin çekmecerinin idarə edilməsini təmin edir
  • Hər hansı bir sənəd üçün hər kəsə bir elektron imza tələbi göndərə bilərsiniz
  • Uyğunluğu və təhlükəsizliyi təmin etmək üçün imzalanmış sənədlər üçün ayrıca bir audit izi saxlamağa imkan verir
  • İstifadəçi dostu masaüstü tətbiqini təmin edir
  • Əvvəlcədən müəyyən edilmiş bir qovluğa e-poçt və əlavələri idxal edir
  • Həssas texnoloji dəstək təklif edir
  • Android və iOS mobil tətbiqləri ilə təchiz edilmişdir
  • Sənədləri birbaşa kameradan yükləməyinizə imkan verir
  • İnkişaf etmiş təhlükəsizlik üçün iki faktorlu identifikasiya və rol əsaslı icazə
  • Fayl mübadiləsi və saxlanmanın sonuna-sonuna şifrələmə
  • Salesforce və Microsoft Office daxil olmaqla üçüncü tərəf tətbiqetmələri ilə inteqrasiyanı təmin edir

Eksiler:

  • Daha çox istifadəçi dostu ola bilər

Qiymətləndirmə:

Abunə planları ayda 15 dollardan başlayır və ayda 199 dollara qədər davam edir. Pulsuz bir demo da əldə edirsiniz.

4. Rəqəmsal Çekmece.

Rəqəmsal Çekmece, digərləri arasında pərakəndə satış, istehsal və təhsil sahəsindəki orta sahibkarlığın seçim variantlarından biridir. Sənədləri dərhal tarama və saxlama qabiliyyətinə malikdir və əlavə təhlükəsizlik təbəqəsi üçün yerli sənəd saxlamağı təklif edir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Sənədlərin təşkili - Bütün sənədlərinizi tanış bir Windows əsaslı bir fayl / qovluq quruluşu ilə mərkəzləşdirilmiş bir yerdə asanlıqla təşkil edin. Ayrıca asan bölmə üçün birdən çox fayl kabinetində faylları saxlamağa imkan verir.
  • Çevik - Asanlıqla sənədləri birləşdirin və ya mövcud sənədlərə səhifələr əlavə edin. Sənədləri fərqli indekslərlə yenidən etiketləyə bilərsiniz.
  • Asan İdxal - Leverage sürükləyin və buraxın, kopyalayın və yapışdırın və faylları birbaşa sürücüyə asanlıqla idxal etmək üçün tarama və ya idxal et.
  • Təhlükəsizlik - AES-128 bit şifrələmə vasitəsilə bütün sənədlərin güclü təhlükəsizliyini təmin edir. İstənilən sənəddə edilən dəyişiklikləri izləmək üçün audit izini də istifadə edə bilərsiniz.

Pros:

  • Xüsusi iş tələbləri üçün dərhal fayl kabinetlərini düzəldin
  • Eyni faylın köhnə versiyalarına giriş əldə etmək üçün istifadə versiyasına nəzarət
  • Açar söz və mətn axtarışı ilə sürücünün hər hansı bir qovluğunda asanlıqla tapa bilərsiniz
  • Sənədləri birbaşa sürücüdən çap etməyə imkan verir
  • Eyni anda birdən çox sənəd çəkin və idxal edin
  • Hər hansı bir cihazdan fayllara edilən dəyişiklikləri sinxronlaşdırır
  • Faylda edilən dəyişiklikləri real vaxt rejimində nəzərdən keçirərək müxtəlif maraqlı tərəflərlə asanlıqla əməkdaşlıq edin
  • Pulsuz sınaq təklif edir

Eksiler:

  • Məhdud xüsusiyyətləri təklif edir
  • Böyük təşkilatlar üçün uyğun deyil

Qiymətləndirmə:

Proqramın birdəfəlik istifadəçi lisenziyasını birdəfəlik 1200 dollara ala bilərsiniz və ya illik $ 500 abunə planı ilə gedə bilərsiniz.

5. FileHold.

FileHold, əlverişli və asan quraşdırılmış bir müəssisə sənəd idarəetmə həllidir (DMS). Proqram vasitəsi ilə sənədləri asanlıqla skan edə, saxlaya və göstərə bilərsiniz. Mütləq təhlükəsizliyi təmin etmək üçün proqramı yerli serverə də quraşdıra bilərsiniz.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • e-formalar - Office və ya PDF formalarında olan standart Microsoft Word alətlərindən istifadə edərək metadata məlumatları elektron formalardan asanlıqla çıxarın.
  • Kuryer - Təhvil vermə sənədini göndərən sənədlərin təhlükəsiz göndərilmə üsuludur. Ayrıca sənədlə əlaqəsi olan e-poçtlar vasitəsilə alıcılara məlumat verir.
  • Fayl İdarəetmə - Gündəlik vəzifələrinizi fərqləndirmək və fayl idarəçiliyini effektiv bir proses etməklə daha səmərəli olmağınıza imkan verir.
  • Tarama və görüntüləmə - Dünyadakı müxtəlif istifadəçilərə göndərmək üçün sənədləri birbaşa tarama və görüntüləməklə sənədsiz gedin.

Pros:

  • Çox brauzer dəstəyi təklif edir
  • Bütün sənədləri asan idarə etmək üçün bacarıqlı bir smartfon proqramı ilə gəlir
  • Müvafiq nəticələr tapmağınıza kömək etmək üçün sənədin metadatasını istifadə edən Google kimi inkişaf etmiş bir axtarış ilə təchiz edilmişdir
  • Outlook, Word, PowerPoint, Excel və Visio kimi vasitələrə birbaşa girişi təmin etmək üçün onu Microsoft Office ilə səmərəli şəkildə birləşdirə bilərsiniz.
  • İnkişaf edilmiş yerləşdirmə və saxlama qaydaları ilə həm son, həm də arxiv sənədlərini asanlıqla idarə edin
  • Müəyyən bir sənəd üzərində işləyərkən yenidən yazmağın qarşısını almaq üçün kaldırıc / yoxlama qabiliyyəti
  • Faylların sonsuz toplaşmasına nail olmaq üçün virtual qovluq yaradın
  • Sənədlərinizi oflayn rejimdə işləməyinizə imkan verir və onlayn olduqdan sonra bütün dəyişikliklər xilas olacaq
  • Müəssisə məzmunu idarəetmə (ECM) və arxivləşdirmə təklif edir

Eksiler:

  • Bir başlanğıc edirsinizsə, onun funksiyalarını başa düşmək biraz çətin ola bilər
  • İstifadəçi interfeysi istifadəçi dostu deyil

6. Sənədlər Axtarışı.

Document Locator Windows ilə güclü inteqrasiya və rahat fayl idarəçiliyi üçün səmərəli bulud yerləşdirmə təklif edir. Ən təsir edici xüsusiyyətlərindən bəziləri versiyaya nəzarət, sənədsiz tarama, sənəd nəzarəti, e-poçt idarəetmə və s.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Tarama - Document Locator, sənəd sənədlərini asanlıqla tam axtarış sənədlərinə çevirməyə imkan verir. Sənəd ələ keçirməyi də həyata keçirə və sənəd metadata kimi sənəd haqqında vacib faktları başa düşə bilərsiniz.
  • Avtomatik iş axını - Digərləri ilə yanaşı, iş vaxtı, rol əsaslı proseslər, keyfiyyətə nəzarət nöqtələri və özelleştirilebilir bildiriş şablonları da daxil olmaqla müxtəlif iş axını xüsusiyyətləri təqdim edir.
  • Axtarış Seçimləri - Sürətli axtarış, güc axtarışı, qabaqcıl axtarış və ya DL axtarışım da daxil olmaqla bir çox imkanlar vasitəsilə faylları axtara bilərsiniz.
  • Sənədin təsdiqlənməsi - Şəffaflığı və uyğunluğu təmin etmək üçün elektron sənəd təsdiqini asanlıqla çəkin. Həm də tək təsdiqləmə addımlarını və mürəkkəb çox təsdiqləyici addımları dəstəkləyir.

Pros:

  • Skan edilmiş faylların metadatasını zonalardan, örtük vərəqlərindən, barkodlardan götürməyə və ya Document Pro-da əvvəlcədən istifadə edərək ekranda ayrı-ayrılıqda seçməyə imkan verir.
  • Brauzerlərdə, cihazlarda və platformalarda dəstək təklif edir
  • Nümayəndəlik seçimləri vasitəsilə prosesin rahatlığını artırır
  • Təkrarlanmamaq və əməliyyatın səmərəliliyini artırmaq üçün sənəd mərkəzli əməliyyatları avtomatlaşdıra bilərsiniz
  • Daha yaxşı keyfiyyətə nəzarət etmək üçün müəyyən edilmiş iş axını nümunəsini nəzərdən keçirin
  • Sənədin baxılma vəziyyətini və təsdiqləmə addımlarını izləməyə imkan verir
  • Avtomatik xatırlatmalar və bildirişlər sənədlərin təsdiqlənmə prosesini sürətləndirir
Eksiler:
  • İstifadəçi interfeysi bir az səliqədir
  • İldə yalnız bir neçə dəfə məşq təklif edir

Qiymətləndirmə:

Onun lisenziya qiymətləri 250 dollardan başlayır və 400 dollara qədər.

7. HighTail.

HighTail sənəd idarəçiliyinə daha çox istifadəçi və intuitiv imkan verir. Üstəlik, yaradıcı mütəxəssislərə video, sənət əsərləri, dizayn, fotoqrafiya və təqdimat sənədləri daxil olmaqla böyük sənədləri digərləri ilə asanlıqla bölüşməyə imkan verir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Yüksək qətnamə baxışı - Böyük faylları yükləmədən əvvəlcədən görə və ya yayımlaya bilərsiniz.
  • Real vaxt danışıqları - Fərdi və ya komandalar real vaxt e-poçtlarını, layihə yeniləmələrini və şərhlərini ala bilərlər.
  • Pulsuz Əlavələr - Multimedia fayllarını qeyd etmək üçün bir qutu, ox, xətt və ya pulsuz bir forma çəkərək faylları oxumağa imkan verir.
  • Versiya müqayisəsi - Dəyişiklikləri ölçmək və asanlıqla rəy vermək üçün eyni ekrandakı sənədlərin yan-yana versiyasını müqayisə edə bilərsiniz.

Pros:

  • İstifadəçilərə daha az nəticə və daha yaxşı nəticə ilə nəticələnən birbaşa birbaşa şərh vasitəsilə daha yaxşı rəy bildirməyə imkan verir
  • Zamanı bazara endirmək üçün yaradıcı prosesi tənzimləyir və birləşdirir
  • Paylaşılan sənədləri görmək üçün qəbuledicilərə giriş kontrolları üçün hesab lazım deyil
  • Sistem daxilində ciddi təhlükəsizliyi təmin etmək üçün müəssisə səviyyəli təhlükəsizlik təklifləri ilə birlikdə 256 bitlik AES şifrələmə ilə gəlir
  • Təmin edir 'tracker göndər' faylların nə vaxt çatdırıldığını və yüklənməsini bilmək xüsusiyyəti
  • Vizual qovluqlar vasitəsi ilə birdən-birə görüntüləyin
  • Fiziki şəxslər üçün pulsuz bir versiya təklif edir

Eksiler:

  • Paylaşılan bağlantılar çox tez bitir
  • Axtarış xüsusiyyəti istifadəçi dostu deyil

Qiymətləndirmə:

Onun mükafat planları ayda 12 dollardan başlayır və ayda 36 dollara qədər gedir.

8. Evernote İş.

Evernote Business, şübhəsiz ki, fayl idarəetmə üçün ən məşhur vasitələrdən biridir. Daha asan və daha məhsuldar bir iş yeri yaratmaq üçün asanlıqla qeydlər və sənədlər yaratmağa və bölüşməyə kömək edir. Bütün xüsusiyyətləri ilk növbədə işin məhsuldarlığını artırmağa yönəlmişdir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Məhsuldarlığı artırın - Komandalar məhsuldarlığı artırmaq üçün səmərəli şəkildə məlumat toplaya, təsnifləşdirə və paylaşa bilərlər.
  • Veb klipper - Veb sayt görüntülərini EverNote hesabınızda dərhal saxlayın. İnternetdəki bütün faydalı məlumatları asanlıqla saxlaya və ehtiyacınız olduqda onları kəsdirə bilərsiniz.
  • Daxili Şablonlar - Xüsusi ehtiyacları ödəyərkən vaxt və səy sərf etmək üçün Evernote-nin daxili şablonlarından istifadə edə bilərsiniz. Asan olaraq quraşdırıla bilən şablonlar olduqca özelleştirilebilir və hətta sonsuz vaxt istifadə edə bilərsiniz.
  • Geniş inteqrasiya - Digərləri arasında Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive və Slack kimi üçüncü tərəf tətbiqləri ilə geniş inteqrasiya təklif edir.

Pros:

  • Ekran görüntülərinin kəsilməsinə ehtiyac duyduğunuz məlumatları əldə etməyə imkan verir
  • Səmərəliliyinizi artırmaq üçün birdən çox klaviatura qısa yollarını təklif edir
  • Faylları və hesabları real vaxt rejimində redaktə etməyə imkan verir
  • Ayrıca əlyazma qeydləri, lövhə şəkilləri və skan edilmiş şəkilləri axtarmağa imkan verir
  • 11 əlyazma və 28 yazılı dildə eyniləşdirməyə qadirdir
  • Evernote for Business də iPad üçün Penultimate dəstəkləyir
  • Fiziki sənədləri taramağa və onları etibarlı sənədlər şəklində saxlamağa imkan verir

Eksiler:

  • Elementlərin təşkili səhvsiz deyildir
  • Daha böyük faylların sinxronlaşdırılması bir yavaş yavaşdır

Qiymətləndirmə:

Ödənilmiş planlar bir istifadəçi üçün ayda 14.99 $ -dan başlayır.

9. Smartsheet.

Smartsheet, layihələrin düzgün idarə olunması, fayl mübadiləsi və əməkdaşlığa nail olmaq üçün müəssisələrin seçilmiş seçimlərindən biridir. Əsas xüsusiyyətlərindən biri, Google Tətbiqləri, Qutu, Salesforce, Dropbox, Zapier və daha çox daxil olmaqla üçüncü tərəf tətbiqləri ilə geniş inteqrasiyanı təklif etməsidir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Əvvəlcədən hazırlanmış şablonlar - İş axınlarını və iş proseslərini daha asan bir şəkildə təyin etməyə kömək etmək üçün əvvəlcədən qurulmuş şablonları təklif edir.
  • Məzmun Əməkdaşlıq - Vərəqinizdən istehsalın gedişatını asanlıqla idarə edin, tapşırıqlar verir, avtomatlaşdırılmış xatırlatmaları istifadə edir, digər istifadəçilərə məzmunu nəzərdən keçirməyə və əlavə olunmuş şərhlər vasitəsilə ətraflı rəy verməyə imkan verir.
  • Yüksək Təhlükəsiz - Smartsheets, sənədlərinizin etibarlı olduğundan əmin olmaq üçün Equinix və AWS obyektlərində yerləşdirilən çox sayda məlumat ehtiyatından istifadə edir.
  • Avtomatlaşdırma - Təsdiqləmə tələb etmək və ya siqnallar və yeniləmələr göndərməklə təkrarlanan prosesləri avtomatlaşdıra bilərsiniz.

Pros:

  • İş axınlarını asanlıqla avtomatlaşdırmaq üçün şərti yolları və çoxsaylı hərəkətləri birləşdirməyə imkan verir
  • Müxtəlif tətbiqetmələrdə real vaxt rejimində məlumatları yeniləyərək səmərəli əməkdaşlığı təmin edir
  • Asanlıqla Excel cədvəllərindən, CSV sənədlərindən və Google Cədvəldən məlumatları Smartsheet-ə dəyişdirin və ya birləşdirin
  • Panelinizi düzəltmək üçün istifadəsi asan olan sürükləmə açılan UI təmin edir
  • IOS və Android tətbiqetmələri vasitəsilə smartfona real vaxt girişi təmin edir
  • Üçüncü tərəf istifadəçilərinə faylları və sənədləri nəzərdən keçirməyə imkan verir

Eksiler:

  • Xüsusiyyətlərinin uzun siyahısını öyrənmək üçün çox səy göstərməlisiniz

Qiymətləndirmə:

Standart qiymət ayda 14 dollardan başlayır. Daha inkişaf etmiş xüsusiyyətlərə sahib müəssisə planları üçün satıcı ilə əlaqə qurmalısınız.

10. Onehub.

Onehub bu siyahıdakı digər güclü bir sənəd idarəetmə proqramıdır. Sürükləmə və buraxma funksiyaları ilə asanlıqla faylların yüklənməsini təklif edir. Bundan əlavə, istifadəçilərə versiyaları idarə etməyə, alt qovluqlarda faylları təşkil etməyə və etibarlı şəkildə bölüşməyə imkan verir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Faylları asanlıqla yüklə - Dərhal sürükləmə və buraxma xüsusiyyəti ilə faylları yükləyin. Ayrıca, faylların avtomatik hazırlanmasına, qovluğa əsaslanan təşkilata və toplu yükləmələr üçün təhlükəsiz FTP şlüzünə imkan verir.
  • Özəlləşdirmə - Marka ehtiyaclarınıza uyğun olaraq səhifələrin, loqotipin və tətbiqin rəngli mövzularını asanlıqla tənzimləyin. Hesabınıza xüsusi bir domen və ağ etiket əlavə edə bilərsiniz.
  • Təhlükəsizlik Xüsusiyyətləri - Rol əsaslı icazələr, sessiya müddəti, audit yolları və məlumatlarınızı qorumaq üçün iki faktorlu identifikasiya daxil olmaqla bir çox təhlükəsizlik xüsusiyyətlərindən istifadə edir.
  • Baxış - Asanlıqla bir brauzerdə və ya mobil cihazda yükləmədən sənədləri və sənədləri nəzərdən keçirin.

Pros:

  • Fayllarınızı təsdiqləmək və ya nəzərdən keçirmək üçün əməkdaşla əlaqə saxlamağa imkan verir
  • Google Drive və OneDrive ilə hamar inteqrasiya təklif edir
  • Komandanın hər bir üzvü ilə mesajlaşma imkanı verir
  • Kimin nə və nə zaman göndərdiyini bilmək üçün fəaliyyətə baxın
  • Rəyləri asanlıqla bölüşmək üçün qovluqlara şərhlər yazın
  • Bir şey görməyəndə dərhal girişi ləğv etmə üçün yoxlama yolları
  • Mürəkkəb parol siyasətini asanlıqla tətbiq edin

Eksiler:

  • İstifadəçi interfeysi bir az tarixli görünür
  • İstifadəçilərin alt qruplarını yarada bilməzsiniz

Qiymətləndirmə:

Onun pullu planları ayda 12.50 $ -dan başlayır və ayda $ 500-a qədər gedir.

11. InfoRouter.

InfoRouter, bütün sənədlərinizi asanlıqla idarə etməyə kömək edə biləcək başqa bir sənəd idarəetmə vasitəsidir. Bununla birlikdə, heç bir müştərinin yan komponentləri olmadan server tərəfində quraşdırmalısınız. Yaxşı xəbər, çox genişlənə bilən və iş yükünü bölüşmək üçün 100-ə qədər server istifadə edə biləcəyidir.

Əsas Xüsusiyyətlər:

  • Qeydlər İdarəetmə - Əvvəlcədən təyin edilmiş iş axınlarına sənədlər göndərmək və real vaxt rejimində vəziyyətlərini izləməklə iş kritik qeydlərini etibarlı idarə edin.
  • Reportaj - Gündəlik baş verən hadisələr haqqında birləşdirilmiş hesabat alın.
  • Çoxdilli - E-poçt bildirişləri üçün istifadə edə biləcəyiniz çox dilli dəstək təklif edir.
  • İsti qovluqlar - Avtomatik olaraq əvvəlcədən təyin edilmiş infoRouter qovluqlarında nəzarət edilən qovluqların məlumatlarını idxal edir.

Pros:

  • Şəkilləri PDF sənədlərinə çevirməyə imkan verir
  • Sərhədsiz sayda qovluq yarada bilərsiniz
  • Çox kök qovluq yaratmağa imkan verir
  • Həm HTTPS, həm də SSL dəstəkləyir
  • E-poçt və mətn şablonlarını düzəltməyə imkan verir
  • Təsnifat tarixini və gizli sənədləri dəstəkləyir

Eksiler:

  • Böyük faylların yüklənməsi bir az ləngidir
  • İstifadəçi interfeysi mürəkkəbdir

Qiymətləndirmə:

Onun qiyməti bir tələb əsasında mövcuddur.

Bu siyahı üçün hələ nəzərdən keçirilməyən digər vasitələrə sənəd sənədləri, M-fayllar və SharePoint daxildir.

Sənəd İdarəetmə Proqramı nədir?

Müəssisələr onlayn şəkildə hərəkət edərkən, sənəd idarəetmə proqramı son vaxtlar bir çox diqqət cəlb edir.

Sadəcə, bunlar sənədləri rəqəmsal formatda təşkil etmək, indeksləşdirmək, saxlamaq, idarə etmək və izləmək üçün istifadə olunan kompüter proqramlarıdır. Üstəlik, sənədləri skanerlərin köməyi ilə sənədləri rəqəmsal formata çevirməyə kömək edir.

Kütləvi miqdarda məlumatla məşğul olmaq, xüsusilə sənəd fiziki formada olduqda olduqca çətindir.

Əslində bir çox iş məhsuldarlığı sadəcə sənədləşmə problemlərini dəf etməklə itirilir. Elektron formata çevrildikdən sonra sənədlərdə gediş-gəliş asanlaşır. Nəticədə, onları axtarmağa daha az vaxt sərf edirsiniz və daha çox mədən məlumatlarına cəmləyə bilərsiniz.

Sənəd İdarəetmə Proqramını necə istifadə edirsiniz?

Sənəd idarəetmə vasitələrindən istifadə olduqca asandır. Hansı proqramdan istifadə etmisinizsə, əksər addımlar üst-üstə düşür.

Bunun köməyi ilə praktik addımlara baxaq Evernote İş.

Veb saytına daxil olun və hesabınızı yaradın və bir iş hesabı varsa zəruri məlumatları doldurun.

Daxil olub dərhal məzmun yaratmağa başlaya bilərsiniz. Evernote fotoşəkillər, cədvəllər, məqalələr, müddətlər və qeydlər də daxil olmaqla müxtəlif sənədlərlə uyğun gəlir. Sənəd proqram təminatı vasitələrinin əksəriyyəti bu sənədləri də əldə etməyə imkan verir.

Bundan sonra istifadəçilərinizi iş hesabınıza əlavə etməyə başlaya bilərsiniz. Sadəcə sol tərəfdəki işarəni vurun, 'İstifadəçilər əlavə edin.' Onları elektron poçt vasitəsilə göndərə və qoşulmağını istəyə bilərsiniz.

Bir istifadəçi əlavə etdikdən sonra, onlar məlumat və məlumat üçün mərkəzi depoları görə biləcəklər. Budur, adlanır Kosmik qovluq. Ayrıca, depozitdə dəyişikliklər və dəyişikliklər etmək üçün onlara icazə verə bilərsiniz.

Evernote həmçinin qeydlər etmək, iş sohbetleri qurmaq, qısa yollar və etiketlər yaratmaq, sənədləri skan etmək və həmkarlarınızla real vaxt rejimində işləmək imkanı verir.

Sənəd İdarəetmə Sistemində nə axtarmaq lazımdır?

Seçimləriniz və seçimləriniz ehtiyaclarınıza və iş sənədlərinizə görə dəyişsə də, hər zaman ehtiyac duyacağınız bəzi xüsusiyyətlər bunlardır:

1. Arxivlər.

Proqram hazır olmaq və dərhal məlumat almaq üçün sənədlərinizi mərkəzi bir depo arxivində saxlamağa imkan verməlidir - məsələn, Zoho Sənədlər.

2. Geniş inteqrasiya.

Sənəd idarəetmə proqramı Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive və daha çox kimi üçüncü tərəf tətbiqetmələri ilə asan və geniş inteqrasiyanı təmin etməlidir. Sənədlərin sorunsuz mübadiləsində kömək edir. Evernote İş əla nümunədir.

3. Toplu Yükləmə.

İş ssenarilərinə çox sayda sənəd daxildir. Onları bir-bir yükləmək çox vaxt aparmaqla yanaşı çətindir. Buna görə sənədlərin toplu yüklənməsinə imkan verən sənəd idarəetmə vasitəsini seçməlisiniz.

4. Sənəd Təhlükəsizliyi.

Müəssisələr həssas və təsnif edilmiş sənədləri idarə etmək və saxlamaq üçün sənəd idarəetmə vasitələrindən istifadə edirlər. Bu cür məlumatların güzəştə getməsi ümumiyyətlə müəssisələr üçün çox böyük nəticələrə səbəb olur və hətta onların mövcudluğunu təhdid edə bilər. Buna görə bir sənəd idarəetmə vasitəsini seçmək lazımdır Rəqəmsal Çekmece güclü məlumat təhlükəsizliyini təmin etmək.

5. Yüksək qətnamə görüntüləri.

Sənəd idarəetmə vasitəsini istifadə edərkən, sənəd görmək istədiyiniz zaman yükləməməlisiniz. İstədiyiniz zaman proqram yüksək qətnamə görüntülərinə icazə verməlidir.

Xüsusiyyətlərin vahid siyahısı deyil. İstifadəçilərin axtardıqları çox sayda digər vacib xüsusiyyətlər var, o cümlədən geniş şablon, real vaxt söhbətləri, icazə verilən avtomatlaşdırma səviyyəsi, qeydlərin idarə edilməsi xüsusiyyəti və sair.

Xülasə.

Bunlar ən yaxşı sənəd idarəetmə proqramı idi. Bu rəqəmsal çevrilmə ilə kağız sənədlərinin günləri çox keçdi. Bulud saxlanması açıq şəkildə ən yaxşı seçimdir. Bununla birlikdə, bütün bu vasitələrin fərqli imkanları və USP var.

Buna görə aydın bir qalib elan etmək hüququ yoxdur - seçiminiz yalnız tələblərinizdən və büdcənizdən asılı olmalıdır.

Məsələn, pulsuz / sərfəli, lakin etibarlı bir həll axtarırsınızsa, onda EverNote İş əla seçim ola bilər. Ancaq büdcəniz varsa və daha inkişaf etmiş xüsusiyyətlərə sahib bir müəssisə həllini tələb edirsinizsə, onda getmək istəyə bilərsiniz Smartsheet.

Son qərarı verməzdən əvvəl müxtəlif alətləri və onların xüsusiyyətlərini diqqətlə nəzərdən keçirin.

İstifadə etmək istədiyiniz sənəd idarəetmə vasitələri varmı? Mənə şərhlərdə bildirin.

Saytdakı əlavə məlumat: Daha çox iş proqramı rəyləri üçün təlimatlara baxın ən yaxşı planlaşdırma tətbiqləri, üst layihə idarəetmə proqramıən yaxşı təqdimat vasitələri bu il sınamaq.